ACTIVIDAD N° 2. SOFTWARE PARA LA GESTIÓN CONTABLE

1.- Importancia de la Informática en la Gestión Contable. (Reflexiones sobre la misma)

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. 

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación. 

Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.

El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.

De igual manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que tiene en todas las áreas para así pueda tomar mejores decisiones y dar un mejor rumbo a su empresa para tener una mejor competitividad.

La producción del documento informático que configura un sistema diferente al de la contabilidad común y corriente, es decir, la contabilidad manual, hace que esa contabilidad se produzca por medio de máquinas, que vienen a ser las intermediarias del proceso informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de esa manera a los respectivos libros de contabilidad.

Estos libros principales y auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad de la Empresa.

Con esta producción documental entendemos que se planeta allí una coexistencia del documento electrónico (disquete, c.d., discos duros, archivos magnéticos, etc.) con el documento papel conformador de los libros de contabilidad.

Lo que sin lugar a duda tiene vital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los comerciantes por hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurídica del caso planteado, se tendrá que considerar la valoración en sí de dichos documentos, y llegar a la conclusión de su posibilidad de admisión y análisis respectivo.

La ciencia y la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el Contador Público pueda igualmente desarrollar una mejor actividad profesional, al considerar esa técnica como un medio también de agilizar y facilitar su trabajo.

De allí que, por ejemplo una inspección fiscal de parte del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria, puede practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente dichos, como en los respectivos soportes informáticos o documentos electrónicos que existan con relación a dicha contabilidad, en los que se podrán observar la valoración misma, tanto de la información existente en ese documento electrónico, como de la contabilidad elaborada como producto de esa informació.

2.- Usos del INTERNET en la Contabilidad. ( De que manera se usa esta herramienta en la Gestión Contable)

Uso del Internet en la contabilidad

Durante los Últimos años el Internet ha adoptado un papel fundamental en el ámbito empresarial, abarcando aspectos tan diversos como la difusión de la información on-line y la venta de productos y servicios, gracias ha eso se vive en el mundo globalizado.

Contabilidad e Internet

La contabilidad, como disciplina ligada al proceso de generación y transmisión de información económica, comienza a sentir la influencia de las nuevas tecnologías de transmisión electrónica de la información.

Internet y los sistemas de información modificaran las estructuras de costos de las empresas, la manera en la que se relacionan con clientes y proveedores, los conceptos de fidelizacion de clientes y de empleados, etc.

Algunas cuestiones a debatir:

· Influencia del Tele trabajo en el Profesional de la Contabilidad 

· Impacto de las Tecnologías de la Comunicación en las características cualitativas de la Información Contable 

· Repercusión de las Tecnologías Multimedia en la Docencia de la Contabilidad 

· Fuentes de Información para el Investigador en Contabilidad.

La utilización de Internet como medio de comunicación con sus clientes permite a los Contadores mejorar la calidad y eficiencia del servicio que proporcionan sus Clientes, reducir los costos operativos originados por al atención personal a cada uno de ellos, la elaboración de reportes y distribución de información y, al mismo tiempo, disponer de un medio proporcional de carácter masivo a un costo relativamente bajo.

Con una adecuada combinación en el uso del Web y el correo electrónico los Contadores mantienen perfectamente actualizados a sus clientes tanto del estado en que se encuentra el procesamiento de su información Contable como de las Obligaciones Fiscales que están por cumplirse y cambios en las Leyes y regulaciones oficiales correspondientes.

Utilizando la clave de acceso que les ha sido asignada, al conectarse al Web site los clientes tienen acceso a la información Contable de su Empresa como si estuviera en su propia oficina para consultar el estado que guarda su contabilidad, auxiliares de cuenta, etc., así como el historial del cumplimiento de obligaciones tributarias. 

A través del Web site se difunde también gran cantidad de información tanto para los clientes actuales como para cualquier persona que requiera consultar algún tema relacionado con las obligaciones de personas físicas y morales en cuento al procesamiento y almacenamiento de la contabilidad del negocio y las obligaciones fiscales que deben cumplir.

De esta forma los Contadores logran captar el interés de nuevos mercados y promueven todos los servicios que pueden ofrecerles: procesamiento de datos, elaboración de documentos fiscales, Auditoria Contable y Consultaría, la cual, dependiendo de las necesidades del Cliente, puede ser proporcionada incluso vía Internet.

Para las personas interesadas en contratar sus servicios profesionales, se incluye una sección con toda la información necesaria, el currículo vital, las características de cada uno de los servicios que se ofrecen, un listado con los clientes actuales, formularios para solicitar mayor información y todos los datos que se requieran para contratarlos.

Adicionalmente, la Tecnología Internet puede proporcionar grandes beneficios
Y reducción de costos operativos estableciendo una red privada intranet para el despacho, como herramienta de comunicación y distribución de recursos entre todo el personal, aun el que se encuentra geográficamente disperso.

3.- TELE-TRABAJO. TIC´s en la Gestión Contable. Fuentes de Información para la Investigación Contable. (Significado y usos comunes)

Las TIC, en su definición más rigurosa, se refiere al aspecto tecnológico de un SI (Sistema de Información), incluye el hardware, bases de datos, elsoftware, las redes y otros dispositivos.

Un sistema de información, puede considerarse como un subsistema de las TIC.

Las TIC"s pueden también definirse como la utilización de los recursos tecnológicos, para la gestión y transformación de datos en información, específicamente la captura, procesamiento, almacenamiento, seguridad y recuperación. Otra definición valida es: Software, computadoras y otros dispositivos electrónicos para procesar, almacenar y recuperar información.

El Proceso Contable está compuesto por cinco macro procesos;

• RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS
• SISTEMATIZACION O PROCESAMIENTO
• REVELACION
• ANALISIS Y
• CONTROL

Dentro del primero se encuentran las actividades de identificar, clasificar, valuar; en el segundo, registrar, asignar, verificar y ajustar; en el tercero Revelar, en el cuarto y quinto son retroalimentaciones al proceso.

El impacto de la tecnología en el que hacer contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Cabe aclarar, que las tecnologías minimizan el trabajo del hombre para incrementar lacalidad de vida de este, en el caso del Contador Público se automatiza el proceso contable, permitiendo que éste se dedique a los procesos de análisis y control; aunque le resulta otra actividad, la programación de los sistemas; según Ricardo Osorio Uribe "Hoy la tecnología ha abierto campos para nuevos registros, para la agregación /desagregación de información, planes de cuentas y generación de múltiples reportes".

Las empresas actualmente implementan sistemas automatizados del ciclo de compras, medios de pago, contratación con proveedores, igualmente efectúan el traslado de información vía Web, y presentan un sin número de software que aplican a cada módulo de Contabilidad. Las actividades de reconocimiento, valuación y registro las ejecutan los sistemas por medio de lectores de barras, los cuales inicialmente deben diseñar y programar conjuntamente un equipo interdisciplinario en el que se encuentra el Contador Público, quien tendrá que verificar que se programen de acuerdo a losmétodos de valuación más indicados y bajo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; la incorporación de la propiedad planta y equipo, al igual que las mercancías se lleva de esta manera; los sistemas post han revolucionado el campo de los inventarios, debido a que los pedidos y remisiones se establecen por medio del e-mail o Web. El ingreso de esta a la bodega se hace por el lector de barras y al venderse se realizar automáticamente el descargue del costo.

Las empresas de crédito han adquirido software o plataformas para esta actividad, los cuales van causando y generando las obligaciones con los terceros; recolectando información detallada en las bases de datos.

El ciclo de pagos es el más automatizado dado que el sector financiero depende total mente del desarrollo tecnológico para cumplir con su fin; esto permite que las empresas lleven a cabo sus movimientos financieros a través de los cajeros electrónicos, o simplemente por traslados de cuenta, y consulten su saldo en la Web, inclusive lo realizan por efectos de control y agilidad.

En general la automatización de los procesos produce mejores condiciones para la organización por que agiliza los procesos, no cambiar la metodología, ahorra tiempo y reduce costos.

La web y la automatización de los procesos representan un desarrollo para la contabilidad administrativa, en especial para los presupuestos, porque permite saber las cantidades exactas y los precios de mercado para realizar los estándares. Inclusive Dense Bendel dice: "La meta de la Automatización de toda cadena de abastecimiento es un objetivo valioso que simplificara la vida de los ejecutivos de finanzas al dejarles más tiempo para laplanificación estratégica y ahorrara dinero a las empresas". Adicionalmente permite tener herramientas más poderosas para la predicción.

Según José Gill "Un buen sistema de información organizacional debe permitir; - Integrar los Datos de los sistemas de gestión, financieros, con datos externos e históricos, - proporcionar información útil, accesible y operable, - agrupar los datos con buena calidad, - ser flexible; ósea permitir a varios usuarios utilizar diversas herramientas, - no presente datos innecesarios, - permitir crear reportes de Gestión, Contables, Tributarios, - permitir maniobrar análisis y proyecciones, además, interactuar con ellos en la red".

4.- Ventajas y Desventajas del uso de la Informática en la Gestión Contable. (Realiza un cuadro comparativo)

Ventajas de la informática en la contabilidad:

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

1-Velocidad

2- Volumen de producción

3- Reducción de errores

4- Pases automáticos al mayor

5- Obtención de información contable oportuna

6- Menores costos

7- Impresión automática de documentos

8- registros sumí automático.

9- envíos rápidos de datos de un lugar a otro.

10- consultas bancarias vía Internet.

Desventajas de la informática en la contabilidad:

Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

1- o costo de inversión al instalar un sistema computarizado.

2- costo de mantenimiento es alto y complejo.

3- alto costo en el entrenamiento del personal.

4- programas deben ser confiables.

5- lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

6- disminución en la confiabilidad de la información contable

7- Complicado Proceso de Auditoria

8- costos Elevados de Software y Hardware

.9- uso humano indispensable para el análisis de la información

10- virus le borran las informaciones.

5.- Sistemas de Información Contable.( Nombre algunos sistemas Informáticos de uso contable que usted conozca y explique brevemente como funcionan, enfatizando los momentos de: ENTRADA - PROCESO - SALIDA.

Sistemas de Información Contable. (Nombre algunos sistemas Informáticos de uso contable que usted conozca y explique brevemente cómo funcionan, enfatizando los momentos de: ENTRADA - PROCESO - SALIDA.)

Actualmente los sistemas contables con mayor relevancia son:

·                     SAP: permite a directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES, incluyendo las siguientes: administración, contabilidad, ventas, facturación, entre otros.

·                     JD Edwards Enterprise One: Es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas.

·                     Gálac: Es un software que se fundamenta en la contabilidad de la empresa, permite ofrecer a sus clientes la posibilidad, a través de su sistema administrativo y contable, de poder realizar el registro de operaciones económicas que serían de difícil cómputo manual, es decir, llevar un registro exhaustivo de las cuentas por cobrar, por pagar, de los anticipos, pagos de nómina y de proveedores, movimientos bancarios, y órdenes de compra, así como la realización de facturas, cotizaciones, balances generales, etc., de forma diaria y exacta, es una tarea que requiere de mucho esfuerzo.

El software contable que he podido manejar es Alegra; este es un software contable y de facturación para Pymes alojado en la nube, que permite a los usuarios realizar diversas tareas contables, ofreciendo una alta capacidad de integración, que ofrece el manejo de la empresa desde la aplicación web o la interfaz móvil.

El ingreso de los datos es sumamente fácil e intuitivo, se debe cargar la información de los clientes, proveedores, plazos de pago, empleados, impuestos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos, inventarios, etc, para poder hacer uso de las diferentes opciones del software, es decir, crear las facturas, solicitudes de pedido, movimientos del inventario, pago de empleados. De igual manera, en el botón de Reporte, se pueden ver los diferentes informes del área de ventas (ventas, ventas por ítem, ventas por cliente…), administración (cuentas por cobrar, por pagar, compras, flujo de efectivo…), reportes contables (Estado de resultado, balance general, reporte de impuestos y retenciones) y reportes para trabajar (Exportar facturas de venta, informe del contador).